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Gestión de procesos

Cómo gestionar los procesos para obtener resultados óptimos:
Explorando la relación entre actividades, tareas y procedimientos

En el mundo actual, el éxito de cualquier organización depende de su capacidad para gestionar eficazmente los procesos. Los procesos son la secuencia de actividades, tareas y procedimientos que se utilizan para lograr un resultado deseado. Es esencial comprender la relación entre procesos, actividades, tareas, procedimientos y resultados deseados para garantizar los objetivos trazados. En este blog exploramos los atolladeros de la gestión de procesos y cómo utilizarlos para alcanzar el éxito.

¿Qué son los procesos, las actividades, las tareas y los procedimientos?

Los procesos, actividades, tareas y procedimientos son los componentes de un modelo organizacional o cadena de valor que a su vez es una herramienta valiosa para las empresas, ya que permite visualizar y comprender su estructura y procesos y tomar decisiones informadas sobre cómo mejorar su eficiencia y efectividad. 

Antes de empezar a entender la gestión por procesos, es importante saber qué son y las diferencias que tienen los procesos, las actividades, las tareas y los procedimientos. 

      1. Proceso: una secuencia de actividades interrelacionadas, coordinadas y repetitivas que se llevan a cabo para lograr un objetivo específico. Un proceso puede ser un proceso de negocio simple, como el proceso de facturación, o un proceso más complejo que involucre a múltiples departamentos o equipos de trabajo. 
      2. Actividad: un verbo. Todo verbo denota acción, no existe una actividad que no sea un verbo. Revisar, aprobar, facturar, entregar… son verbos. La actividad en este contexto es una acción indispensable para completar un proceso. 
      3. Tarea: una unidad básica de trabajo que se realiza en una actividad y es en la que interviene directamente una persona. Por ejemplo, una tarea podría ser la revisión de un documento o la entrada de datos en un sistema.
      4. Procedimiento: un conjunto de instrucciones detalladas que describen cómo realizar una tarea. Los procedimientos establecen una secuencia clara de pasos para realizar una tarea de manera consistente y eficiente.

    En resumen, un proceso es una estructura grande, que busca un objetivo, y está compuesto por una serie de actividades a desarrollar, típicamente secuenciales, que son claves para la obtención de ese objetivo. Cada actividad a su vez requiere de varias tareas, las cuales necesitan de una persona para ser completadas. Los procedimientos describen los pasos de cómo la persona tiene que realizar la tarea de manera consistente y eficiente.

    Por ejemplo, dentro del proceso “Venta” está la actividad “Facturar”, dentro de esta actividad está la tarea de “emitir la factura” y, por último, el procedimiento de emitir la factura, es decir, los pasos para llevar a cabo la emisión de la factura.

    Comprender la interrelación entre procesos, actividades, tareas y procedimientos.

    Típicamente, los procesos, actividades, tareas y procedimientos son lineales. En nuestro día a día usualmente, las pequeñas y medianas empresas solo le ponemos atención a la tarea, basándonos en las necesidades de ese día. Eso sucede cuando el dueño o gerente tiene el control de todas las decisiones, a costa de no poder delegar tareas y no poder escalar las operaciones.

    Estos negocios se encuentran limitados a expandirse a la capacidad del dueño o gerente de cubrir las tareas diarias. Es usual cuando estas organizaciones desean crecer que se vean muy limitadas y queden mal, ya que solo los dueños o el gerente tienen el conocimiento tácito del procedimiento de la tarea, es decir, solo ellos saben hacerlo y, por lo tanto, no pueden delegar eficazmente.

    Es por ello por lo que las empresas antes de poder crecer y expandirse deben construir su modelo organizacional. Construir un modelo organizacional siempre se ha visto como un proceso complicado y difícil para las pequeñas y medianas empresas ya que no ha existido una metodología que les permita hacerlo de una forma asequible y fácil.

    El éxito de cualquier proceso depende de su capacidad para controlar eficazmente la interrelación entre procesos, actividades, tareas y procedimientos. Es importante comprender la importancia de cada elemento para garantizar el éxito del proceso. El primero es definir el resultado esperado del proceso. Una vez definido el resultado esperado, es importante identificar las actividades y tareas necesarias para lograr el resultado deseado. Una vez identificadas las actividades y tareas, el siguiente paso es desarrollar el procedimiento para cada tarea. Por último, hay que evaluar el proceso para asegurarse de que está logrando los resultados esperados.

    Visualizado esto, es necesario comprender a qué proceso y actividad pertenece esa tarea. Cada elemento del proceso debe completarse a su debido tiempo para garantizar el éxito del proceso. Si algún elemento del proceso no se completa a tiempo, puede tener un efecto negativo en el éxito general del proceso. Sin el control de las tareas ¿Cómo se puede gestionar la organización?

    Establecimiento de un marco eficaz de gestión de la cadena de valor o     modelo de negocio

    Establecer un marco eficaz de gestión de procesos, actividades, tareas y procedimientos requiere un enfoque sistemático y la implementación de varios controles clave. Aquí hay algunos pasos que pueden ayudar a establecer un marco eficaz:

        1. Identificación de procesos clave: la identificación de los procesos clave de la organización es un paso crucial en la gestión efectiva de los procesos. Se deben identificar los procesos que son críticos para el éxito de la organización y que deben ser gestionados de manera eficaz.
        2. Definición de objetivos claros: es importante establecer objetivos claros y medibles para cada proceso, para garantizar que se comprendan los resultados esperados y se mida el éxito.
        3. Documentación detallada: la documentación detallada principalmente de los procedimientos es esencial para garantizar la delegación consistente y eficaz. La documentación debe incluir una descripción detallada de cada paso. Es importante tener adicionalmente una lista de los roles y responsabilidades de cada miembro del equipo.
        4. Monitoreo y evaluación continua: es indispensable controlar y monitorear los avances en relación de las tareas del equipo. Tareas que deben estar vinculadas a las actividades y procesos. Su evaluación regularmente es fundamental para identificar áreas de mejora y realizar ajustes en consecuencia.
        5. Capacitación y formación: la capacitación y formación de los miembros del equipo es esencial para garantizar que se comprendan y se implementen adecuadamente los procesos, actividades, tareas y procedimientos.

      Evitar errores comunes en la gestión de procesos

      Además de seguir las mejores prácticas para la gestión de procesos, es importante evitar los errores comunes. He aquí algunos errores comunes que deben evitarse en la gestión de procesos:

          1. No definir el resultado esperado: es importante definir el resultado esperado para el proceso con el fin de garantizar que el proceso está logrando los resultados deseados.
          2. No optimizar el proceso: esto puede incluir cambios en la secuencia de actividades, tareas y procedimientos, o cambiar las herramientas y la tecnología que se utilizan para completar el proceso.
          3. No tener control de las tareas: es importante recordar que en todo modelo o cadena de valor las personas solo participan a nivel de tarea. Si no se tiene control de las tareas, no se tiene el control de nada. Esto puede incluir la generación de informes y la retroalimentación sobre el proceso.
          4. No mejorar continuamente el proceso: es importante mejorar continuamente el proceso para garantizar que cumpla las expectativas de la organización. Esto puede incluir la introducción de cambios en el proceso para mejorar su eficiencia y eficacia.

        Al evitar estos errores comunes, las organizaciones pueden garantizar que el proceso se gestiona con eficacia y eficiencia.

        Conclusión 

        En conclusión, es importante comprender la relación entre procesos, actividades, tareas y procedimientos para garantizar resultados óptimos. También es importante establecer un marco eficaz de gestión y control que permitan evaluar los procesos, actividades, tareas y procedimientos actuales para garantizar que el proceso está logrando los resultados deseados. Para conseguir todo esto sin esfuerzo ofrecemos GoBSmooth; con una cadena de valor estándar y personalizable integrada de manera que puedas comenzar a transformar tu empresa a través de la gestión estratégica 

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